Transformišite svoje događaje u nezamenjiv komunikacijski kanal

Event management – Ključne veštine i dodatna vrednost za vašu publiku

Kako će događaji koje organizujete postati važniji nego ikada kao kanal komunikacije? Kako se naglašava važnost veština upravljanja i organizacije događaja u tom procesu? Šta je ključno za osiguravanje visokog kvaliteta iskustva za ciljnu publiku kroz događaje? Koji su konkretni benefiti dobro isplanirane i realizovane svake faze organizacije događaja? Kako događaji mogu prevazići samo promociju proizvoda ili usluga i pružiti dodatnu vrednost u vidu edukacije, inspiracije i jedinstvenog iskustva učesnicima?

Prema trenutnom istraživanju tržišta koje je sproveo CMI, očekuje se da će globalno tržište industrije događaja zabeležiti stopu godišnjeg rasta od 12% od 2023. do 2032. U 2023. godini, tržišna vrednost je iznosila 1.246,65 milijarde dolara. Do 2032. godine, očekuje se da će vrednost dostići 1.752,9 milijardi dolara (izvor: https://www.custommarketinsights.com/report/events-industry-market)

Tržište industrije događaja odnosi se na sektor koji obuhvata planiranje, organizaciju i upravljanje različitim vrstama događaja. To uključuje širok spektar događaja kao što su konferencije, sajmovi, izložbe, korporativni sastanci, venčanja, muzički koncerti, sportski događaji, festivali.

Segment korporativnih događaja i seminara je držao najveći deo industrije događaja u 2023. Ovo je pretežno pripisano rastućem broju kompanija koje organizuju česte seminare i korporativne događaje. Interaktivna priroda seminara i događaja, uključujući govornike i publiku, dodatno je doprinela povećanju nivoa prisustva.

Kada uzmete u obzir rast koji se najavljuje u ovoj industriji jasan je njen potencijal kao kanala komunikacije preko koga ćete komunicirati vaše vrednosti, poruke, plasirati proizvode i usluge.

Kako iskoristiti potencijal događaja kao najboljeg načina izgradnje lojalne zajednice i jednog od najefektivnijeg kanala komunikacije vašeg brenda, usluga i proizvoda?

Postojanje jasne strukture u organizaciji i upravljanju događajima svakako će biti od koristi. Iskustvo pokazuje da čak i event management profesionalci često događaje organizuju prema “osećaju”, uz dosta improvizacije i bez jasnih koraka.

Sa druge strane, upravo postojanje strukture izbegava se zbog stava da se na taj način ograničava kreativnost. Ovo pitanje možemo sagledati iz drugog ugla. Struktura upravo omogućava da vaša kreativnost dođe do izražaja jer u okviru nje upravo događaj možete da kreirate baš onako kako želite – sa fokusom na sadržaj i kvalitetno iskustvo koje pružate vašoj publici.

Od čega krećemo kada je organizacija događaja u pitanju?

Uvek počnite s pitanjem koji je to osećaj koji želite da pružite vašoj ciljnoj publici – pre, tokom i nakon događaja.

Evo jednostavne strukture koju bi svaki događaj trebalo da ispoštuje, bez obzira na industriju, vrednosti kompanije ili kulturološki kontekst:

• Faza pre događaja (Pre-event phase) – priprema i planiranje;
• Faza događaja (Event phase) – realizacija i upravljanje;
• Faza nakon događaja (Post-event phase) – raspremanje i follow-up aktivnosti.

Kada odaberete događaj kao način plasiranja proizvoda ili usluge, podizanja vidljivosti brenda ili komunikacije vaših vrednosti, jednako je bitno da počnete na vreme. I to je sledeći korak – planiranje.

Često se najvažnija – pripremna (pre-event) faza preskoči zbog hitnosti. Svede se na brainstorming planiranje koje se završi s nekoliko bullet tačaka i nejasno dodeljenim zadacima ili nedovoljno precizno definisanim ulogama u timu. Vi i vaš tim ste već u pripremama, a da niste jasno definisali osnovne elemente organizacije događaja. Odjednom se nađete u stresu, tenziji, panici, iscrpljenosti i nezadovoljstvu. Događaj postaje još jedan "task to be done" i bulletpoint na vašoj To-do listi, bez jasnog "zašto".

Sveobuhvatan pristup fazi planiranja sprečava potencijalne komplikacije koje se reflektuju kroz šumove u komunikaciji i probleme u narednim koracima event management-a. Hajde da ukratko prođemo sve tri faze organizacije i upravljanja događajima, kao i da vidimo koji su to benefiti postojanja ovakve strukture organizacije događaja.

Prava faza – Šta je potrebno prvo uraditi?

Uvek se kreće od koncepta događaja. Zatim, definišite sadržaj, pa prema planiranim aktivnostima rasporedite vreme, resurse, ljude i organizujte komunikaciju. U koraku definisanja koncepta možete da odgovorite na sledeća pitanja:

• Za koga organizujete ovaj događaj?
• Šta želite da ostvarite ovim događajem?
• Koja je glavna poruka koju želite da prenesete publici?

Zbog čega je ovo važno i zašto krećemo od ovih pitanja u organizaciji događaja?

Sve akcije, ma koje one bile i na koji god način da se organizuju, biće efektivnije, preciznije, profesionalnije sprovedene. I onda kada dođe do eventualnih promena, momenata na događaju, koje od vas zahtevaju brzu reakciju, fleksibilnost i prilagođavanje, opet ćete znati šta je to što treba da uradite. Zašto? Zato što uvek ispred sebe imate zbog čega to radite, odnosno odgovore na gore-postavljena pitanja. Imaćete jasnoću, kontrolu i nećete se izgubiti u procesu.

Hajde da rezimiramo, prvu fazu počinjemo od koncepta i unutar njega definišemo konkretan sadržaj oko koga ćemo organizovati sve ostalo. Zatim identifikujemo korake koji nas vode do cilja. Jasnoća je ključni princip koji pratimo. Važno je da to uradimo sa raspoloživim resursima, jer oni često utiču na sadržaj, kvalitet i način realizacije događaja. Ključan faktor je osmišljavanje i vođenje komunikacije, prilagođene svakoj ciljnoj grupi.

Benefiti ovakvog pristupa organizaciji događaja uključuju:

• Efikasnost i preciznost: Jasno definisan koncept omogućava organizatorima da efikasno koriste vreme i resurse, minimizirajući greške i nepotrebne troškove.
• Profesionalnost: Planiranje i organizacija postaju profesionalniji, što može povećati poverenje i zadovoljstvo vaše ciljne grupe, kao i drugih učesnika u događaju – dobavljača, sponzora, medija i dr.
• Fleksibilnost i prilagodljivost: Sa jasnim ciljevima i porukama, lakše je reagovati na nepredviđene situacije i prilagoditi se promenama tokom događaja.
• Jasnoća i kontrola: Organizatori imaju jasnu sliku o ciljevima i koracima potrebnim za njihovo postizanje, što olakšava upravljanje svim aspektima događaja.
• Bolja komunikacija: Definisanje ciljne publike i ključnih poruka unapred omogućava bolje osmišljavanje i vođenje komunikacije, što povećava angažman i zadovoljstvo svih učesnika.
• Optimalna upotreba resursa: Planiranje sa raspoloživim resursima osigurava da se događaj realizuje unutar budžeta i da se resursi koriste na najbolji mogući način.
• Veća verovatnoća uspeha: Jasno definisani ciljevi i dobro isplanirani koraci vode ka većoj verovatnoći postizanja željenih rezultata i ukupnog uspeha događaja.

Ovaj pristup omogućava da se svaki događaj organizuje strateški, što doprinosi postizanju visokog nivoa kvaliteta i opšteg uspeha vašeg događaja.

Druga faza – Ispunjenje obećanja

U drugoj fazi ulazimo u samu realizaciju događaja. Pratimo agendu, koordiniramo ljude i aktivnosti. Fokus nam je na komunikaciji i praćenju realizacije samog događaja. Ovo je trenutak kada obećanje o osećaju i vrednosti događaja koje smo ljudima dali tokom pripremne faze u stvari sada ispunjavamo. Zbog ovog dela i trenutka smo sve prethodne mesece i nedelje vredno radili.

Benefiti ove faze uključuju:

• Realizacija ciljeva: Ovo je faza u kojoj se sve planirano stavlja u akciju, omogućavajući postizanje definisanih ciljeva događaja.
• Koordinacija i sinhronizacija: Efikasna koordinacija ljudi i aktivnosti osigurava da svi aspekti događaja teku glatko i bez problema, što povećava ukupnu efikasnost.
• Ispunjenje obećanja: U ovoj fazi se ispunjavaju obećanja data učesnicima tokom pripremne faze, što doprinosi njihovom zadovoljstvu i pozitivnom iskustvu.
• Praćenje i prilagođavanje: Aktivno praćenje realizacije događaja omogućava brze reakcije na bilo kakve probleme ili promene, osiguravajući da se događaj odvija kako je planirano.
• Poboljšana komunikacija: Fokus na komunikaciji tokom realizacije događaja omogućava bolje upravljanje učesnicima i resursima, kao i jasnije prenošenje informacija.
• Povećanje profesionalnosti: Efikasna realizacija događaja podiže nivo profesionalnosti organizacije, a to pozitivno utiče na imidž i percepciju čitavog događaja.
• Jačanje reputacije: Uspešno ispunjenje obećanja i postizanje visokog nivoa kvaliteta doprinosi jačanju reputacije organizatora i povećava verovatnoću ponovnog učešća učesnika na događajima koji će se organizovati u budućnosti.
• Motivacija tima: Videti rezultate napornog rada može značajno motivisati tim, povećavajući njihovu posvećenost i entuzijazam za buduće projekte.

Ova faza je ključna za uspeh celokupnog događaja jer u njoj ostvarujemo sve planirane ciljeve i ispunjavaju se očekivanja ciljne grupe, čime se stvara pozitivno iskustvo i dodatna vrednost.

Treća faza – Kraj događaja nije kraj za organizatora  

Često ovde zavaravamo sami sebe. Da je kraj našeg događaja. A nije.

Kraj događaja nije kraj za vas. Ako ste dobro planirali u toku prve faze, ova faza je takođe dobro organizovana. Kao što ste isplanirali čitav događaj, tako treba da isplanirate i njegovo raspremanje.

Treća faza nam donosi sledeće benefite:

• Efikasno raspremanje: Dobro planirana treća faza omogućava efikasno raspremanje, što štedi vreme i resurse, i osigurava da se sve vrati u prvobitno stanje bez stresa i neplaniranih aktivnosti i tenzija.
• Evaluacija i povratne informacije: Ova faza pruža priliku za prikupljanje povratnih informacija od učesnika i tima, što je ključno za identifikaciju uspeha i oblasti za poboljšanje u budućnosti.
• Analiza učinka: Omogućava detaljnu analizu učinka događaja u odnosu na postavljene ciljeve, što pomaže u proceni uspeha i identifikaciji ključnih faktora koji su doprineli ili ometali postizanje ciljeva.
• Dokumentacija i izveštavanje: Sakupljanje i organizovanje svih relevantnih dokumenata, izveštaja i evaluacija olakšava pripremu za buduće događaje i pomaže u održavanju transparentnosti i odgovornosti.
• Održavanje resursa: Briga o opremi i materijalima nakon događaja produžava njihov vek trajanja i smanjuje troškove zamene ili popravke.
• Strateško planiranje za budućnost: Prikupljene informacije i iskustva iz ove faze pružaju dragocene uvide koji se mogu koristiti za strateško planiranje budućih događaja, poboljšavajući njihovu efikasnost i uspeh.
• Završetak finansijskih obaveza: Omogućava završetak svih finansijskih obaveza, uključujući isplate dobavljačima i obračun troškova, što doprinosi transparentnosti i održavanju dobrih poslovnih odnosa.
• Praćenje dugoročnih uticaja: Ova faza pruža mogućnost praćenja dugoročnih uticaja događaja na učesnike i zajednicu, što može biti korisno za buduće PR i marketing aktivnosti kao i onih koje se tiču internih komunikacija.

Pravilno organizovana i sprovedena treća faza osigurava da se događaj ne završava samo odlaskom učesnika, već da se svi aspekti događaja zaokruže na profesionalan i efikasan način, što doprinosi ukupnom uspehu i pozitivnom iskustvu svih uključenih.

Zaključak

Ova struktura se u praksi pokazala kao izuzetno korisna i efektivna jer vam omogućava stabilnost u realizaciji svakog događaja, bez obzira na proizvod ili uslugu koju plasirate na tržište. Još važnije, omogućava vam da, bez obzira na kulturološki kontekst ili vrednosti koje negujete, imate jasnu strukturu unutar koje možete izraziti svoju autentičnost i vrednosti i biti kao takvi prepoznati kod vaše publike.

U prethodnim redovima ste imali priliku da zavirite u deo sadržaja online programa o event management-u koji sam pretočila svojih 20-godina znanja o organizaciji i upravljanju događajima. Ono što sam i sama prolazila jeste iskustvo da sam dosta stvari radila “prema osećaju”, posebno na početku, da sam učila na greškama, pomerala svoje kreativne granice, postavljala one koje se tiču zdravog načina upravljanja procesima, snažno verujući u važnost postojanja strukture, discipline i istrajnosti da određene događaje učinim mogućim - i fenomenalnim. Online edukacija “Flow Event Management” se izdvaja u moru drugih edukacija jer vama i vašim zaposlenima nudi jasnu strukturu i precizne smernice. Primenljive na različite vrste događaja, informacije koje program pruža obojene su primerima iz višegodišnje prakse, sa posebnim osvrtom na skoro 10 godina iskustva organizacije događaja u korporaciji kao što je Microsoft. Ovaj program će vam pomoći da sagledate i delove i celinu jednog kompleksnog procesa, kao i da iz drugačijeg ugla pristupate segmentima događaja koji se nekada podrazumevaju. Za više informacija pišite na Ova adresa el. pošte je zaštićena od spambotova. Omogućite JavaScript da biste je videli..

Autorka: Nataša Nikolov, Event Management konsultantkinja